Slopat arkiveringskrav på originalhandlingar – vad gäller nu?

Från och med 1 juli 2024 försvinner kravet på arkivering av ursprungligt räkenskapsmaterial. Om ett företag har digitaliserat och överfört handlingarna till t ex elektroniska dokument så behöver företaget inte behålla originalhandlingen.

Den proposition (regeringens prop. 2023/24:78) som nu beslutats om gäller ändringar i bland annat Bokföringslagen, Revisionslagen och Stiftelselagen. Här går vi igenom vad som förändrats i Bokföringslagen. Nedan reder vi ut några av de frågor som nu kan uppstå:

Vad innebär förändringen?

Enligt nuvarande regler kan du föra över originalhandlingar (t ex pappershandlingar) till elektroniska dokument – men du ska fortfarande spara originalhandlingarna i 3 år.

Det som nu beslutats är att det kravet försvinner. Om du har gjort en överföring behöver du inte spara pappershandlingarna utan endast det nya, sannolikt elektroniska, materialet.

Pappershandlingarna får alltså förstöras – på två villkor:

1. Att räkenskapsinformationen har överförts till annan handling och

2. Att överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Vilka företag omfattas av de nya reglerna?

Alla företag som är bokföringsskyldiga enligt Bokföringslagen (BFL) får nu lättnader i sin hantering av handlingar. Det gäller därmed enskilda firmor, aktiebolag, ekonomiska föreningar samt vissa ideella föreningar och stiftelser. Läs mer om Bokföringsskyldighet i Faktabanken.

Försvinner arkiveringskravet helt och hållet?

Nej, arkiveringskravet i Bokföringslagen (7. Kap 1 och 2 §§) finns kvar. Du ska fortfarande ha räkenskapsinformation tillgänglig till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Exempel

Din balansdag är 31 juli 2024. Dina handlingar måste då bevaras i sju år (2025-2031) fram till och med 31 december 2031. Den 1 januari 2032 upphör arkiveringsplikten för dessa handlingar.

Får jag kasta mina pappershandlingar innan den 1 juli 2024 om jag skannat in dessa?

Nej, fram till och med 1 juli gäller fortsatt den tidigare lagstiftningen. Det innebär att kravet kvarstår.

1 juli har du dock tillåtelse enligt lagen att kasta de gamla kvittona om handlingarna överförts på ett korrekt sätt (och detta inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner).

Enligt övergångsbestämmelserna gäller dock att själva överföringen får ha gjorts innan 1 juli.

Får jag kasta mina pappershandlingar om jag gör en överföring efter 1 juli 2024?

Ja, efter 1 juli finns inget krav på arkivering av originalhandlingarna om de har överförts till annan handling (och detta inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner).

Vad är en godkänd överföring?

En överföring kan vara att ett företag skannar in en faktura eller kvitto som blir en elektronisk handling (digitalisering), eller att en PDF-faktura skrivs ut på ett fysiskt papper.

Överföringen av räkenskapsinformationen ska ske på ett betryggande sätt, den ska bevaras på ett säkert sätt och detta ska ske utan risk för att den förändras eller förstörs. Detta innebär att informationen efter överföringen måste vara densamma.

Räkenskapsinformation ska bevaras i antingen pappershandling (vanlig läsbar form) eller elektronisk handling.

Vad är räkenskapsinformation?

Med räkenskapsinformation menas huvudsakligen (BFL 1 kap. 2 § 9a):

• öppningsbalansräkning

• grundbokföring och huvudbokföring

• sidoordnad bokföring

• verifikationer och handlingar m.m. som verifikationer hänvisar till

• systemdokumentation och behandlingshistorik

• årsredovisning, årsbokslut respektive förenklat årsbokslut

• specifikation av balansräkningsposter.

Borde jag kasta alla gamla handlingar den 1 juli om jag gjort en överföring?

Nej, det tycker vi inte. Det beror bland annat på följande saker:

-Detta beslut är fortfarande väldigt färskt, och hur tillämpningen kommer att ske vet vi inte exakt. Bokföringsnämnden har meddelat att de kommer med mer information efter sommaren 2024 om hur de tycker att företagen ska hantera detta på bästa sätt.

-Preskriptionstider: Även om du enligt BFL inte har någon skyldighet att ha gammalt material kvar så kan det vara bra av andra anledningar. Den generella preskriptionstiden är 10 år vilket innebär att det kan vara bra att behålla vissa originalhandlingar under denna tid.

-Övriga civilrättsliga frågor: I vissa fall kan långivare eller en säljare kräva att en originalhandling uppvisas för exempelvis en reklamation (se nedan).

Det är alltså viktigt att se över vilka typer av handlingar som ni väljer att göra er av med.

Får jag förstöra en mailad PDF-faktura om jag väljer att skriva ut den? Det vill säga, om jag omvänt väljer att spara den i fysisk form?

Ja, om en godkänd överföring har gjorts så får du kasta originalet. De nya bestämmelserna är ”tekniskt neutrala” vilket innebär att även en omvänd överföring fungerar.

Man får dessutom blanda sina överföringar. Det går således bra att spara vissa delar i elektronisk form och andra delar på papper.

När behöver jag spara en originalhandling?

Detta är väldigt olika och beror på vilka avtal som ingåtts. I vissa fall kan t ex en säljare kräva att originalhandlingen uppvisas. Det kan gälla:

• Köpeavtal

• Fastighetsförsäljning

• Låneavtal

• Reklamation

• Försäkringsärenden

Här måste ni alltså se över vilka specifika avtal ni har och bedöma riskerna med att kasta originalhandlingarna.

Vad gäller om en kund byter redovisningsbyrå?

Varje kund bär ansvar för sin egna räkenskapsinformation. Det finns alltså ingen skyldighet för en byrå att spara informationen i grunden. Oftast framgår det i avtalet mellan kunden och byrån vem som ansvarar för arkiveringen, men normalt är det byrån som sparar materialet under arkiveringstiden.

Som redovisningsbyrå har du ett generellt ansvar gentemot dina kunder vilket torde innefatta en viss skyldighet att åtminstone upplysa dina kunder om du inte avser att behålla materialet.