Arkiveringskravet på ursprungligt räkenskapsmaterial slopas

Arkiveringsregler

Att ett företags räkenskapsinformation arkiveras är viktigt vid kontroll och uppföljning av ett företags verksamhet och inte minst vid utredningar av misstankar om ekonomisk brottslighet. Reglernas utgångspunkt är att räkenskapsinformation ska bevaras i den ursprungliga formen. Även om räkenskapsinformationen har överförts till en digital form ska den ursprungliga formen bevaras.

Enligt dagens arkiveringskrav ska räkenskapsinformation arkiveras till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. När företagen har digitaliserad räkenskapsinformation ska de utöver den även arkivera räkenskapsinformation i sin originalform i tre kalenderår efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det innebär ett krav på arkivering av papperskvitton, pappersfakturor och annat pappersmaterial med räkenskapsinformation utöver digitaliserat material.

Slopar krav på ursprungligt skick

Som en del i moderniseringen av bokföringsreglerna har riksdagen beslutat att ta bort kravet på att räkenskapsinformation ska bevaras i dess ursprungliga form under viss tid. Det innebär att räkenskapsinformation som ett företag har tagit emot eller upprättat själv inte behöver bevaras om det har digitaliserats. Exempelvis ska ett papperskvitto inte behöva bevaras om räkenskapsinformationen överförs till en annan form, förutsatt att överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Regeländringen kommer att innebära både tidsmässiga och ekonomiska besparingar, eftersom företagen slipper hantera stora mängder papper under en lång tid.

För räkenskapsinformation som sparas på papper kommer de nuvarande reglerna fortfarande att gälla.

Termer moderniseras

Riksdagen har också beslutat att vissa termer moderniseras i bokföringslagens kapitel om arkivering (BFL 7 kap). Termen ”Maskinläsbart medium” är ålderdomligt och i stället ska termen ”elektronisk handling” användas för räkenskapsinformation som lagras elektroniskt. Termen ”dokument” ersätts med ”pappershandling”.

Riksdagen har även beslutat att mikroskrift ska tas bort som bevarandeform. Räkenskapsinformation som bevarats i mikroskrift, när de nya reglerna träder i kraft, ska dock även fortsättningsvis kunna bevaras i den formen.

Nya regler vid kombiuppdrag

Enligt nuvarande regler får den som arbetar på samma revisionsbyrå som den som yrkesmässigt sköter ett företags bokföring inte vara revisor i det företaget, det kallas för byråjäv. Det innebär att företag inte kan anlita samma revisionsbyrå för hjälp med bokföringen och för revision.

Mindre och onoterade bolag får dock under vissa förhållanden ge en byrå i uppdrag att sköta både bokföringen och revisionen, så kallade kombiuppdrag.

Enligt dagens regler får kombiuppdrag ges om den som gör bokföringen inte hjälper till med grundbokföring (registreringsordning) utan bara med huvudbokföring (systematisk ordning). Syftet är att den som gör bokföringen inte får ta ställning och bedöma frågor som kan bli ifrågasatta vid revisionen.

Numera sker merparten av all bokföring elektroniskt och det är ofta svårt att skilja mellan grundbokföring och huvudbokföring.

Riksdagen har nu beslutat att reglerna om kombiuppdrag ska moderniseras och att uttrycket grundbokföring inte längre är lämpligt att använda för att skilja mellan tillåtna och otillåtna kombiuppdrag.

Lagtexten kommer nu att förändras så att det framgår att kombiuppdrag är tillåtna om bokföringsuppdraget avser uppgifter där utrymmet för bedömningar är begränsat och som inte är en del av företagets interna kontroll. I kombiuppdrag ingår det normalt att redovisningskonsulten upprättar årsbokslut eller årsredovisning. Enligt de nya reglerna kommer det stå i lagtexten att detta inte är ett hinder som utesluter ett kombiuppdrag för företag som är mindre och onoterade.

Ikraftträdande

De nya reglerna träder i kraft 1 juli 2024.

Om räkenskapsinformation redan har överförts digitalt vid ikraftträdandet så behöver originalen inte bevaras enligt riksdagens beslut.

Bestämmelserna om kombiuppdrag tillämpas första gången det räkenskapsår som inleds efter den 30 juni 2024.

Det införs även en övergångsbestämmelse som innebär att räkenskapsinformation som sparats i mikroskrift även i fortsättningen kan bevaras i den formen.

Regeringens prop 2023/24:78, Civilutskottets betänkande 2023/24:CU21